擇時，要考慮的因素有很多，但一般綜合台北辦公室出租考慮以下幾點：
【品位與風格】
場地可以選擇戶外，也可以選擇在室內，但以室內為常見。因為各方面的配套好一些。酒店有不同的星級，從此次發布會來看，選擇五星級或四星級是可以的。
另外，非正式的會議，或離自然、健康較近的產品屬性，可以選擇在避暑山莊等地召開。酒店也有不同的風格，不同的定位，選擇酒店的風格要注意與發布會的內容相統一。
【是實用性與經濟性】
會議廳容納人數?主席台的大小?投影設備、電源?布景、胸部麥克風、遠程麥克風?相關服務如何?住宿、酒品、食物、飲料的提供?價錢是否合理?有沒有空間的浪費?等等，這些都要考慮。
【是方便性】
離主要媒體、重要人物的遠近，交通是否便利，台北辦公室出租泊車是否方便?現場布置包括：
1、背景布置。主題背景板，內容含主題、會議日期，有的會寫上召開城市，顏色、字體注意美觀大方，顏色可以企業VI為基准。
2、酒店外圍布置，如酒店外橫幅、豎幅、飄空汽球、拱形門等，各個酒店有所不同，有的允許，有的不允許。
3、席位擺放。擺放方式：發布會一般是主席台加下面的課桌式擺放，有的非正式、討論性質的會議是圓桌擺放式台北商務中心。注意確定主席台人員。不過，現在很多會議采用主席台只有主持人位和發言席，貴賓坐於下面的第一排的方式。擺放原則：“職位高者靠前靠中，自己人靠邊靠後”。注意席位的預留，一般在後面會准備一些無桌子的坐席。
4、相關設備在發台北會議室出租布會前要反復調試，保證不出故障。
5、簽到與迎接：一般在大堂、電梯口、轉彎處有導引指示歡迎牌，一般酒店有這項服務。
企業在選擇會議場地時，要考慮以上的幾個方面，且做好充分的准備工作。
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